案例四：把本地文件夹变成 AI 知识库

目标效果

假设你手里有一套公司内部的售前资料：公司介绍、产品功能、客户案例、合作方式、报价和服务保障，分散在十几份文件里。资料不算多，写一份客户方案时仍要来回翻——产品信息在一处，案例在另一处，价格和服务承诺还要继续找。

做完这个案例，这个文件夹里会多出三样东西：一份 INDEX.md 负责指路，一份 待整理清单.md 记录需要你确认的问题，一个 输出 文件夹保存以后生成的结果。然后你可以直接向 JimoWork 提问，它会先看索引、再读对应的原始文件，回答时注明来源路径。

整个过程不要求你先安装向量数据库，也不用先学会 RAG。

资料按主题分成几个文件夹，根目录的 INDEX.md、待整理清单.md 和 输出 文件夹由后面的初始化 Prompt 生成。本文截图用的是一套虚构的演示资料，里面的公司名、客户名和价格都不是真实数据。

一个文件夹为什么还需要一份索引

AI 可以列出目录，也能搜索文件。但文件越来越多以后，每次从头翻仍然会浪费时间。文件名含糊、新旧版本混在一起时，它还可能读错资料。

索引解决的是怎样更快找到可能有用的资料。一份好用的索引，应该让人和 AI 很快知道资料在哪里。它可以按主题、项目、时间或文件类型组织；高频任务已经明确时，也可以增加「按任务查阅」区域，写清完成一项任务通常要参考哪些文件。采用哪种形式，要看资料本身和日常用法——检索路径清楚、文件容易定位，比固定套一张表更重要。

索引里不应该重新保存产品价格、服务承诺和客户数据。一个事实保留一份权威来源，索引只指向它。以后价格变化，只改原始报价文件，索引仍然有效，也不会因为漏改一处，给出两个互相冲突的答案。

前置准备

• 已安装并登录 JimoWork
• 权限模式使用默认的「询问」
• 需要的文档技能已启用（下面第一步会讲）

分步操作

第一步：准备一个测试文件夹

先建一个单独的测试文件夹，只把允许 AI 处理的资料复制进去。私密资料继续放在这个文件夹之外。

不要直接选择整个电脑、网盘同步目录或公司共享盘。 边界越大，无关内容和过期资料越多，第一次盘点越难检查。

可以从一项真实工作开始：做销售支持，就放产品介绍、报价规则和常见问题；做新员工培训，就放岗位说明、流程文档和常用模板。先拿十几份到几十份有关联的资料试一次，够你判断这套方法是否适合当前任务。

格式方面：Markdown 和 TXT 这类文本文件可以直接读取；PDF、Word 和 Excel 由内置的「PDF 处理」「Word 处理」「Excel 处理」技能负责。开始前打开左侧的「技能」页面，确认这三个技能已经启用（详见 技能系统 和 文件与数据）。

在左侧「技能」页面确认 Word 文档、PDF 处理这类技能已经打开，否则这些格式的文件会被跳过。

扫描版 PDF 和图片还会受到清晰度、视觉模型及相关能力的影响，第一次演示可以先用文字清楚的文件。PPT 暂时不要放进第一轮——等你确认已经安装并启用了能读取 PPT 的技能，再把它加入测试。

第二步：文件不用一次整理完

第一次运行前，只处理会直接影响判断的问题：

• 明显无关的安装包、缓存和临时文件可以移走
• 文件名最好能看出内容和版本，例如「产品报价规则-2026年8月」，比「最终版2-真的最终版」更容易判断
• 已经确认作废的资料可以放进单独的归档目录

长文档不需要按固定大小切开。文件大小不能说明内容是否难读。一份文档同时装着报价、售后和合同条款，使用时经常只需要其中一块，这时按章节拆分会更合适；文档虽然很长，但目录清楚、每次都要整体对照，也可以先保留原样。

第一轮只让 JimoWork 查看、记录和创建索引。不要让它批量移动、删除或重命名原文件。等你看过待整理清单，再决定哪些改动值得做。

第三步：选择工作目录

打开 JimoWork，新建一个任务。输入框底部有一个文件夹按钮，点开后可以选择最近使用的目录，也可以点击「选择其他目录」，找到刚才准备好的资料文件夹（完整说明见 创建任务）。

工作目录告诉 JimoWork 去哪里找资料，也决定索引和后续制品保存在哪里。这个选择只在新建任务时有效，任务创建后不能更换——选错了目录，需要重新新建任务。

接下来的 Prompt 会创建索引、待整理清单和输出文件夹，但不会改动原始资料。看到写入请求时，检查目标路径，确认无误后再批准。

输入框底部的文件夹按钮已经选中「售前资料知识库」，初始化 Prompt 直接粘贴在上方的输入框里。

第四步：复制这段 Prompt 完成初始化

选好工作目录以后，把下面这段 Prompt 完整复制到输入框里。

请把当前工作目录作为我的本地知识库，完成一次初始化。不要访问当前目录之外的文件。

先查看目录结构，了解这里有哪些资料。优先处理 Markdown、TXT、PDF、Word 和 Excel 文件，跳过程序依赖、缓存、临时文件和名为「不参与知识库」的目录，不要读取、汇总或引用该目录中的内容。

PDF、Word、Excel 等文件请使用对应技能读取。如果没有可用技能或文件无法解析，只记录问题，不要根据文件名猜测内容。

文件较多时，先按一级目录汇总，再按主题分批读取，不要一次打开全部文件。不要删除、移动、重命名或改写任何原始文件。

然后完成下面四项工作。

一、在根目录创建 INDEX.md。

请根据资料特点选择最容易检索的组织方式，可以按主题、项目、时间、文件类型或常见任务组织。每份文件写清路径、主要内容、适合在什么情况下查阅、读取状态，以及是否可能需要更新。

如果现有资料对应明确的高频任务，可以增加「按任务查阅」区域，列出具体任务和建议参考的文件。没有明确任务时不要硬凑任务表。索引只记录位置和用途，不要复制原文件中的大段正文。

二、在根目录创建 待整理清单.md。

记录内容重复、互相冲突、可能过期、文件名难以理解或无法读取的资料。对于跨越多个主题、章节结构不清的长文档，说明是否建议按章节拆分。只记录问题，不要替我修改文件。

三、创建一个名为 输出 的文件夹。

以后根据知识库生成的报告、表格和其他结果都保存在这里，不要和原始资料混在一起。

四、根据现有资料，列出 10 个我可以直接拿来提问或执行的具体任务。

后续回答必须注明依据的文件路径。现有资料无法支持的内容，直接说「现有资料中没有找到」，不要自行补充。

完成后告诉我创建了哪些内容、哪些文件没有成功读取，以及我应该先检查什么。

第五步：检查生成的 INDEX.md

先打开 INDEX.md，检查自己能不能很快找到需要的资料：

• 分类是否看得懂
• 文件路径能不能打开
• 无法读取的资料有没有如实标出
• 如果设置了「按任务查阅」区域，任务和参考文件是否对应

AI 只看了文件名，却把内容说得很完整时，要停下来核查。

左侧是初始化完成后的说明，包括创建了哪些内容和可以直接提问的任务；右侧是实际生成的 INDEX.md，每份文件都写清了路径和主要内容。

第六步：用四个真实任务验收

索引生成出来，只能说明资料盘点完成。接下来要验证它能否找到正确资料，能否处理跨文件任务，还要看它愿不愿意承认资料不足。

任务一：问一个答案明确的问题。 问题的答案应该出现在某一份文件里，而且你自己知道位置。要求 JimoWork 给出结论和来源路径。它找错文件时，回到索引检查任务与文件的对应关系。

任务二：做跨文件对比。 可以比较两个版本、两款产品或两个时间段。遇到资料说法冲突，要求它分别保留原文依据，不要自行决定哪一份正确。

年费能直接给出结论和出处，账号数在两份资料里对不上，它把两个数字和各自的来源都列了出来，标成待确认，没有替你选一个。

任务三：故意问一件资料里没有的事。 它应该明确说明没有找到，并告诉你还缺哪类资料。什么都敢回答的知识库，使用时间越长，留下的问题越多。

它查完全部资料后直接说没找到，并说明检索了哪些关键词、唯一相关的线索是什么，以及为什么不能据此推断日期。

任务四：生成一份可以继续编辑的文件。 新员工入门手册、客户沟通材料或产品对比表都可以。用下面这段 Prompt：

请先读取当前工作目录中的 INDEX.md，找到与这次任务相关的资料。

请把结果保存为可以继续编辑的 Markdown 文件，放进 输出 文件夹。文档中的事实必须来自现有资料，末尾增加「资料来源」一节，列出实际使用过的文件路径。资料无法支持的内容请标为「待补充」，不要自行编写。

我要完成的任务是……

完成后打开工作目录，确认文件真的存在、内容可以继续编辑、来源也能回到原始资料核对。

方案已经写进 输出 文件夹，核心结论逐条对应现有资料，资料支持不了的部分单独列为待补充，文末附上实际用到的文件路径。

预期结果

• 工作目录里多出 INDEX.md、待整理清单.md 和 输出 文件夹，原始资料没有被改动
• 你手里多了一份能直接打开检查的索引，以及一份待办性质的整理清单
• 提问时能拿到结论 + 来源路径，资料不足时它会直说

新任务不会自动读取索引

INDEX.md 是工作目录里的一份普通文件。它不会因为名字叫索引，就自动进入每个新任务的上下文。

你在同一个任务里继续提问，可以沿用前面的要求。新建任务以后，先输入下面这段话：

请先读取当前工作目录中的 INDEX.md，找到与这次任务相关的资料，然后完成下面的任务。

回答中的事实必须注明来源文件路径。资料不足时直接说明，不要自行补充。需要生成文件时，请把结果保存到 输出 文件夹。

我的任务是……

资料发生变化以后，索引也不会自动更新。增加、删除或替换了一批重要文件，可以让 JimoWork 检查本次变化，再更新索引和待整理清单。涉及移动和覆盖时，仍然让它先给建议，确认后再执行。

什么时候应该改用企业知识库

文件夹加索引适合个人、小团队和边界明确的项目资料——使用者能查看原始文件，也愿意在发现问题后亲自确认。文件数量没有统一界线，任务能否稳定完成，比数字更有参考价值。

出现下面这些情况时，应该评估正式的企业知识库：

• 资料来自多个业务系统，需要自动同步和分级权限
• 大量用户每天都要得到一致答案
• 需要完整的引用、审计和持续评测

积墨 AI 平台补的就是这一段：文档批量导入后由平台负责解析和向量化，回答由 RAG 检索给出并对应到具体文档片段，知识库按部门划分空间，搭好的智能体可以发布到企业微信、钉钉或企业门户。两者共用一套积墨 AI 账号——JimoWork 是桌面端的执行终端，围绕本地资料把一件事做完；平台负责统一接入和管理更大范围的知识。你可以先在本地把方法跑通，等流程稳定下来，再把需要多人共享的部分搬上平台。

常见问题

AI 只看文件名就把内容说得很完整：说明这份文件实际没读成功。回到 待整理清单.md 看它有没有如实记录，再检查对应格式的技能是否已启用。

PDF 读不出内容：扫描版 PDF 是图片，识别效果受清晰度影响。先用文字版 PDF 验证流程，扫描件单独处理。

改了资料，回答还是旧的：索引不会自动更新。让 JimoWork 检查本次变化并更新 INDEX.md 和 待整理清单.md。

新建任务后它不知道有索引：INDEX.md 不会自动进入上下文，用上面「新任务不会自动读取索引」那段开场白。

选错了工作目录：任务创建后不能更换工作目录，重新新建一个任务即可。